Charte de protection des données

Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après le « RGPD ») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

La présente Politique a vocation à vous fournir les informations nécessaires à votre compréhension des différents traitements que nous réalisons afin de mener à bien nos missions et de vous fournir les services qui vous sont les plus adaptés. Elle concerne toute personne physique ou morale en lien avec KALLIA IMMOBILIER en qualité de client, prospect, mandataire, et plus généralement tout personne en relation d’affaires avec KALLIA IMMOBILIER.

Dans le cadre de son activité, KALLIA IMMOBILIER met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

« client(s) » : désigne toute personne physique ou morale cliente de KALLIA IMMOBILIER ;
« contact(s) » : désigne toute personne physique ou morale en relation avec KALLIA IMMOBILIER mais qui n’est pas client (prospects, relations, partenaires, …) ;
« responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est la société KALLIA IMMOBILIER (représentée par son représentant légal);
« sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels KALLIA IMMOBILIER travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite ;
« personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont, au titre des présentes, qualifiées de « client » ou de « contact »;
« destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, etc..)

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

Objet

Pour satisfaire à ses besoins, KALLIA IMMOBILIER met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses clients et contacts.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de KALLIA IMMOBILIER et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

Portée

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients et contacts de KALLIA IMMOBILIER.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont KALLIA IMMOBILIER est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

De même, la politique ne vise que les traitements mis en œuvre par les collaborateurs de KALLIA IMMOBILIER dans le cadre de leur activité en lien avec KALLIA IMMOBILIER.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par KALLIA IMMOBILIER ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre KALLIA IMMOBILIER et ses clients et contacts.

Principes généraux et engagement

KALLIA IMMOBILIER n’effectue des traitements concernant des données de clients et contacts que sur des données à caractère personnel collectée par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et uniquement s’ils répondent aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.

Types de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage) :

Identification : nom, prénom, civilité, fonction, pseudonyme, pseudo réseaux sociaux
Coordonnées : Téléphone, adresse e-mail, adresse postale, fax, …
Vie professionnelle
Vie personnelle (familiale ou patrimoniale) lorsque cela est nécessaire dans le cadre du traitement d’un dossier
Données bancaires si nécessaires

Données techniques (selon les cas d’usage)

Données d’identification (IP/MAC)
Données de connexion (logs notamment)
Données relatives au consentement (clic) essentiellement pour les abonnements en ligne

KALLIA IMMOBILIER ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, hormis celles comprises aux articles 9.2 a) et 9.2 f), autrement dit ; lorsque « la personne concernée a donné son consentement explicite au traitement de ces données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques, sauf lorsque le droit de l’Union ou le droit de l’État membre prévoit que l’interdiction visée au paragraphe 1 ne peut pas être levée par la personne concernée » et pour les données nécessaires « à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle».

Origines des données

KALLIA IMMOBILIER collecte les données de ses clients et de ses contacts à partir de :

données fournies par le client dans le cadre d’un mandat ou autre dossier confié à KALLIA IMMOBILIER;
cartes de visite ;
fiches ou formulaires électroniques remplis par le client ;
inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;
échanges via les réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, PagesJaunes,…).

Finalités du traitement

Selon les cas KALLIA IMMOBILIER traite vos données pour les finalités suivantes :

exécution des mandats et traitement des dossiers confiés à KALLIA IMMOBILIER;
gestion des événements organisés par KALLIA IMMOBILIER;
envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;
réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;
réponses à des appels d’offres ;
envoi de vœux et autres félicitations de la part de KALLIA IMMOBILIER;
amélioration de nos services ;
réponses à nos obligations administratives ;
réalisation de statistiques ;

Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Clients : Exécution précontractuelle ou contractuelle ;

Contacts : Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, consentement.

Destinataires des données

KALLIA IMMOBILIER s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés (prestataires, organismes publics,…).

Durée de conservation

Les données utilisées aux fins de vous permettre de recevoir le service demandé sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis archivées conformément aux délais de prescription, soit cinq (5) ans.

Les données utilisées à des fins de gestion de la prospection commerciale sont conservées trois (3) ans à compter du dernier contact émanant du prospect.

Les données utilisées à des fins de recrutement sont conservées pendant deux (2) ans à compter du dernier contact avec le candidat non recruté, sauf consentement à une conservation plus longue.

Les données techniques à des fins de gestion du site et afin de mieux de comprendre votre comportement et vos préférences sont conservées treize (13) mois à compter du consentement de l’internaute.

En tout état de cause, la durée de conservation des données est définie par KALLIA IMMOBILIER au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui, dans tous les cas, cette durée n’excède pas la durée nécessaire à la finalité des traitements.

Passés les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique.

Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que KALLIA IMMOBILIER n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Droit d’accès (droit de copie)

Les clients et contacts disposent d’un droit de demander à KALLIA IMMOBILIER la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Les clients et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : 83 Route de Grigny 91130 RIS ORANGIS ou via notre formulaire de contact : https://www.kallia-immobilier.fr

Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de KALLIA IMMOBILIER.

Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Dans le cas d’une demande par voie postale, les informations demandées seront transmises par lettre recommandée avec accusé de réception aux frais du demandeur.

Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. Ce droit ne peut en aucun cas permettre d’accéder à des documents et des données confiées à KALLIA IMMOBILIER et qui sont soumises au secret professionnel.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser KALLIA IMMOBILIER.

Cookies

Les cookies sont des fichiers textes stockés au sein de votre terminal de connexion et utilisés pour enregistrer des données à caractère personnel et des données techniques relatifs à la navigation sur le site internet et sur l’application mobile. Les cookies peuvent être temporaires ou permanents.

Le site internet utilise des cookies ou d’autres technologies ou ayant la même finalité (ci-après désignés « cookies ») susceptibles de collecter ou conserver vos données à caractère personnel.

Les cookies sont exploités afin :

D’améliorer l’expérience utilisateur, notamment par :

La reconnaissance de votre terminal de connexion
La reconnaissance de votre nom d’utilisateur et du mot de passe

Analyser le trafic et les données sur le site internet et l’application mobile afin de :
Mesurer l’audience du site internet et de l’application mobile afin d’en améliorer l’expérience utilisateur
Comprendre la manière dont vous utilisez ledit site internet et l’application mobile afin d’améliorer les fonctionnalités et la performance

Le traitement de données à caractère personnel par l’utilisation de Cookies est fondé sur votre consentement et sur notre intérêt légitime à vous faire bénéficier des conditions optimales de navigation et d’accessibilité à nos services, de promotion de nos services, notamment sur notre Site Internet et notre application mobile.

KALLIA IMMOBILIER utilise les cookies de partenaires tels que GOOGLE ANALYTICS pour réaliser les mesures ci-dessus référencées.

Dans le cas d’utilisation de cookies fournis par nos prestataires tiers, ceux-ci pourront être utilisés et conservés dans les mêmes conditions ci-dessus.

KALLIA IMMOBILIER assure que lors de la transmission des informations générées par ces cookies, les paramètres des cookies veillent à ce que l’adresse IP/MAC soit rendue anonyme avant la géolocalisation et avant la conservation.

Par la navigation et/ou l’utilisation des services du site internet, seuls les cookies de connexion sont activés par défaut et les données peuvent être lues ou conservées localement sur votre terminal de connexion. Une bannière de consentement vous avertira la première fois que vous vous connectez au site internet par laquelle vous pouvez décider d’accepter ou de refuser les cookies.

En continuant d’utiliser le site internet, vous acceptez expressément KALLIA IMMOBILIER et ses partenaires d’utiliser de tels cookies.

Vous pouvez configurer votre navigateur à tout moment afin de contrôler systématiquement les cookies.

Mise à jour – Actualisation et rectification

L’exercice de ce droit s’exerce auprès de votre interlocuteur habituel, à défaut auprès de la Direction en charge de la relation client de KALLIA IMMOBILIER.

Ce dernier est conditionné au respect des règles suivantes :

la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : 83 Route de Grigny 91130 RIS ORANGIS ou via notre formulaire de contact : https://www.kallia-immobilier.fr

Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par KALLIA IMMOBILIER, celui-ci pourra solliciter les clients et contacts qui auront la possibilité de satisfaire à ses demandes.

KALLIA IMMOBILIER ne pourra se voir reprocher une absence de mise à jour si le client ou le contact n’actualise pas ses données.

Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale ou intérêt légitime.

En dehors de cette situation, les clients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par KALLIA IMMOBILIER et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Droit à la limitation

Les clients et contacts sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par KALLIA IMMOBILIER est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

Droit à la portabilité

KALLIA IMMOBILIER fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients ou les contacts eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par KALLIA IMMOBILIER et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

Droit post mortem / droit à l’oubli

Les clients et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem.

La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique via le formulaire sur notre site à l’adresse suivante http://www.kallia-immobilier.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante 83 Route de Grigny 91130 RIS ORANGIS, accompagné d’une copie signée d’un titre d’identité.

Justification

Pour l’ensemble des droits mentionnés dont bénéficie le client ou le contact et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, nous vérifierons l’identité de la personne concernée.

Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les clients et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, KALLIA IMMOBILIER explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse notamment dans le cadre de formulaires légaux (bulletin de vote d’assemblée générale, pouvoirs,…).

Droit d’usage

KALLIA IMMOBILIER se voit conférer par les clients et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de KALLIA IMMOBILIER, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

Sous traitance

KALLIA IMMOBILIER informe ses clients et contacts qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, KALLIA IMMOBILIER s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

KALLIA IMMOBILIER s’engage à signer, en cas de besoin, avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, KALLIA IMMOBILIER se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

Lieu de stockage des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel traitées par nos soins sont hébergées sur des serveurs situés en France par KALLIA IMMOBILIER ou tout prestataire sous-traitant (progiciel, informaticien,…).

Tout transfert éventuel de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne ne sera effectué qu’en conformité avec les décisions de la Commission européenne sur les clauses contractuelles types ou dans un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation.

Sécurité

Il appartient à KALLIA IMMOBILIER de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

l’utilisation de mesures de sécurité pour l’accès aux locaux (fermeture des bureaux, badges, alarme, etc.) ;
la sécurité de l’accès à nos postes informatiques et smartphones (code d’accès, empreinte digitale) ;
login et password pour toutes nos applications métiers (progiciel);
VPN dans le cadre des connexions à distance ;
réseau Wi-Fi sécurisé, réseau Wi-Fi visiteur indépendant.

Pour ce faire, KALLIA IMMOBILIER peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’il estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

En tout état de cause, KALLIA IMMOBILIER s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, KALLIA IMMOBILIER s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, KALLIA IMMOBILIER s’engage à le notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, KALLIA IMMOBILIER:

en avisera les clients et contacts concernés ;
communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.

Transfert hors Union Européenne

KALLIA IMMOBILIER s’attache à garantir que vos données soient conservées et transférées en toute sécurité.

Vos données sont susceptibles d’être transférées d’un pays situé dans l’Union européenne vers un pays situé en dehors de l’Union européenne respectant la législation en matière de protection des données et où les moyens de transfert assurent une protection adéquate de vos données.

Lorsque nous transférerons vos données en dehors de l’Union européenne, nous le ferons toujours de manière sécurisée et légale, c’est-à-dire :

soit en transférant les données à un destinataire situé dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne certifiant qu’il dispose d’un niveau de protection adéquat,
soit en exécutant ou faisant exécuter les clauses contractuelles types européennes qui ont été approuvées par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat de vos données,
soit par le recours à des règles internes d’entreprise contraignantes validées par les autorités de protection des données compétentes,
soit en recourant à toutes garanties appropriées visées à l’article 46 de la réglementation.

Délégué à la protection des « données personnelles »

KALLIA IMMOBILIER a désigné un délégué à la protection des données :

Mickaël DA SILVA en qualité de Gérant

KALLIA IMMOBILIER

83 Route de Grigny

91130 RIS ORANGIS

contact@kallia-immobilier.fr

Registre des activités de traitement

Au titre de l’article 30 du RGPD, KALLIA IMMOBILIER est tenu de tenir à jour un registre des activités de traitements. C’est un document de recensement et d’analyse qui reflète la réalité des traitements des données personnelles et qui permet d’identifier : les parties prenantes dans le traitement de ces données, les catégories de données traitées, la destination et l’accès à ces données, le temps de conservation et les moyens de sécurité mis en place.

Ce document est à usage interne et n’est pas destiné à être rendu public.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes

3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

Modification de notre Charte

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente Charte, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Le cas échéant, nous changerons la date de dernière mise à jour et indiquerons la date à laquelle les modifications ont été apportées.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen choisi par KALLIA IMMOBILIER en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

Pour plus d’informations

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.